En poursuivant votre navigation sur ce site, vous acceptez l'utilisation de cookies pour le bon fonctionnement du site et réaliser des statistiques de navigation. En savoir plus
 

Aide

Création d'un évènement

Pour créer un nouvel évènement, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Créer un évènement » dans votre tableau de bord. Vous aurez ensuite quatre onglets à remplir pas à pas pour ensuite mettre votre évènement en ligne.

Informations générales

Visibilité de l'évènement :

En cochant la case « Évènement public », la page Internet de l'évènement sera indexée dans les moteurs de recherche et donc visible par tous. Elle pourra faire l'objet d'une mise en avant sur les sites partenaires de YesGoLive. Si votre évènement est privé, décochez cette case. L'évènement ne sera pas indexé par les moteurs de recherche et seules les personnes ayant l'URL pourront accéder à votre billetterie.

L'URL de votre page évènement :

Elle est constituée de votre nom d'organisateur suivi du nom de l'évènement. Elle composée automatiquement suivant le nom de l'évènement. Vous pouvez la modifier tant que l'évènement est en mode brouillon (Voir les différents modes), une fois l'évènement activé vous ne pourrez plus changer l'URL.

Description courte :

Cette description s'affiche sur votre page organisateur.

La date de fin :

Vous devez obligatoirement renseigner la date de fin de votre évènement. Cela indique par défaut la fin des ventes des tarifs pour cet évènement. Vous pouvez changer la date de fin des ventes par catégories de prix, dans l'onglet « billetterie ».

Les représentations :

Pour un évènement vous pouvez avoir plusieurs représentations, si votre évènement est récurrent ou s'il se répète juste une fois, cliquez sur « Ajouter une nouvelle date » et renseignez la date et l'heure de la représentation supplémentaire. Pour chaque représentation vous pouvez appliquer des tarifs différents, mais toutes les représentations d'un évènement se déroulent au même endroit.

La salle

Si vous avez déjà créé un évènement, vous pouvez retrouver la salle renseignée en cliquant sur la flèche du champ « Nom ». Si vous souhaitez renseigner une nouvelle salle, inscrivez simplement un nouveau nom dans le champ.

Effacer la salle :

Si vous avez choisi une salle déjà existante et que vous voulez finalement en créé une nouvelle, utilisez le bouton « Effacer la salle », il vous permet de vider le formulaire entièrement.

Accès :

Vous pouvez renseigner optionnellement l'accès et le site web du lieu. Ils apparaitront sur la page de l'évènement.

Localisation sur le plan :

La Google Map localise automatiquement l'emplacement du lieu avec les informations que vous renseignez. Régler le zoom sur la carte, une fois enregistré, le réglage du zoom sera conservé sur votre page d'évènement. Si le lieu est grand ou que le marqueur est mal placé sur la carte, vous pouvez le déplacé manuellement. Il faut veiller à enregistrer la page pour que la modification soit prise en compte.

Billetterie

Évènement personnel ou professionnel :

Vous pouvez paramétrer votre évènement avec un statut privé ou public. Si vous êtes enregistré en tant que professionnel, l'évènement sera par défaut en professionnel, avec l'application de la TVA. Si vous organisez un évènement privé dans le cadre professionnel, vous pouvez changer le statut de l'évènement et le basculez en privé, ainsi la TVA ne sera pas appliquée à cet évènement précis. Si vous vous êtes enregistré en tant que privé, vos évènements seront également privés, la TVA ne sera pas appliquée. Vous pouvez le modifier au cas par cas en appliquant la TVA pour un évènement précis en le passant en mode professionnel.

Monnaie :

Vous pouvez changer la devise de l'évènement, elle correspond par défaut au pays de l'organisateur.

Début et fin des ventes de billet :

Par défaut la date de début des ventes et celle de la création de l'évènement, dès que l'évènement sera activé la billetterie sera fonctionnelle. La date de fin des ventes est fixée par défaut à la fin de l'évènement. Vous pouvez personnaliser ces dates afin de démarrer le début des ventes à une date précise et clore les ventes un peut avant l'évènement ou pendant l'évènement si votre évènement s'étale sur plusieurs jours par exemple.

Quota de places :

Le quota maximum vous permet de fixer le nombre maximum de billets à vendre, toutes catégories confondues. De même, vous pouvez définir des quotas par catégories pour limiter le nombre de ventes de billets de certains types (ex. : billet + produit collector ou billet VIP). Si vous ne fixez pas de quota à une catégorie, elle s'adaptera automatiquement en fonction du quota maximum et des différents quotas des autres catégories.

Exemple : > Un quota maximum de 200 billets 2 catégories : NORMAL (billet normal) et COLLECTOR (billet normal + t-shirt). Admettons que vous disposiez de 20 t-shirts, donc 20 billets "collector", le quota de cette catégorie est fixé à 20. Concernant la catégorie "normal", en indiquant 200 billets, vous pourrez vendre au maximum 200 places (quota maximum) moins le nombre de billets "collector" vendus. Les billets "normal" seront vendus au maximum entre 180 et 200 fois.

Message organisateur :

Vous pouvez inscrire une indication sur une contrainte de l'évènement par exemple, toute information entrée dans ce champ sera visible sur chaque billet.

Catégories de tarifs :

Vous pouvez renseigner jusqu'à 5 catégories de tarifs pour chaque évènement. Pour chaque catégorie, renseignez le nom de la catégorie (ex : normal, VIP, Tarif réduit, etc), le quota total de place mis en vente pour cet évènement et le prix par billet. C'est le prix auquel sera vendu le billet, qui comprend la commission YGL et la TVA si elle s'applique à l'évènement. Le code d'accès permet de masquer la catégorie sur la page de l'évènement. Les utilisateurs pourront acheter des billets de cette catégorie seulement en entrant un code d'accès dans la billetterie. Vous pouvez également changer la date de vente d'une catégorie. Par défaut elle est la même que celle de la billetterie. En cochant la case, vous ferez apparaitre deux champs qui vous permettront de personnaliser la date de début et de fin de vente de cette catégorie de tarif. C'est pour vous l'opportunité de mettre un prix de dernière minute par exemple.

Plusieurs représentations :

Pour chaque représentation vous devez renseigner les catégories de tarifs. Sélectionnez la représentation pour laquelle vous souhaitez changer le prix grâce à la liste déroulante Représentation. L'état de chaque représentation est indiqué, « OK » ou « incomplet ». À chaque modification relative à une représentation, veillez à enregistrer les modifications effectuées.

Vue d'ensemble :

Cette page récapitule les informations de votre évènement afin que vous puissiez le mettre en ligne sans oublier d'information importante.

Gestion de vos évènements

Tableau de bord

Une fois que votre évènement est créé, vous pouvez le gérer à partir de votre tableau de bord ou de l'onglet Évènements. Votre évènement peut avoir 4 états : brouillon, activé, désactivé, terminé.

Brouillon :

Votre évènement est en brouillon tant que vous ne l'avez pas activé. La page de votre évènement n'est pas accessible au public et vous pouvez le modifier à loisir.

Activé :

Lorsque l'évènement est activé, sa page web est publiée et certaines informations ne peuvent plus être modifiées. Si des billets ont été vendus, la représentation ou l'évènement ne peut plus être supprimé. La vente de billet peut avoir lieu et tout le monde peut voir la page.

Désactivé :

Lorsque l'évènement est désactivé, la page de l'évènement n'est plus accessible au public. Cela peut vous être utile si vous voulez modifier certaines informations.

Payé :

Une fois la date de fin de l'évènement atteinte et le paiement de la recette effectuée, l'évènement passe automatiquement à l'état payé. Vous pouvez alors visualiser les statistiques des ventes. La page de l'évènement est toujours visible mais la vente de billet est terminée.

Suivi des ventes :

Pour chaque évènement, une jauge permet de visualiser le nombre effectif de ventes grâce à la page « Détails des ventes ». Le tableau « Commandes récentes » vous permet également de visualiser les dernières commandes passées par les participants, tous évènements confondus.

Votre billetterie

Votre billetterie en ligne personnelle se compose de votre page principale comportant votre description et la liste de vos évènements à venir et passés ainsi que de vos pages évènements. Vous pouvez customiser votre billetterie en quelques clics, à partir de l'onglet Infos Organisateur, dans la section Apparence.

Image de l'Organisateur :

Vous pouvez télécharger une image qui sera votre image de profil, qui apparaitra sur toutes vos pages de billetterie. Une fois téléchargée sur le site, vous pouvez la recadrer à votre guise.

Bannière :

La bannière a une taille fixe de 990 pixels de large sur 230 pixels de haut. Vous devez fournir une image de cette taille-là sinon elle sera redimensionnée de façon automatique, ce qui déformera l'image.

Image de fond :

Vous pouvez ajouter une image de fond à votre billetterie. Vous pouvez la paramétrer pour qu'elle apparaisse une fois ou qu'elle soit répétée. Vous pouvez également changer la couleur de fond grâce au module correspondant. Si vous téléchargez une image en format PNG avec un fond transparent, la couleur du fond que vous avez choisi apparaitra.

Gestion de vos informations

A partir de l'onglet «Infos organisateur », vous pouvez renseigner vos informations de paiement.

Devise :

La devise par défaut qui sera utilisée pour tous vos évènements.

№ de TVA :

Si vous êtes un professionnel, vous devez renseigner ici votre n° de TVA. Il apparaitra sur les factures que vous éditerez.

TVA :

En remplissant votre taux de TVA, il sera mis par défaut pour tous les évènements que vous allez créer.

Informations personnelles :

Vous pouvez à tout moment modifier vos informations personnelles à partir de l'onglet Mes infos.

Contrôle d'entrée

YesGoLive met à votre disposition plusieurs outils pour composter les billets à l'entrée de votre évènement.

Compostage manuel

Vous pouvez composter les billets directement à partir de votre application web. L'accès au compostage manuel se fait en cliquant sur l'icône compostage en face de chaque évènement dans le tableau de bord ou à partir de l'onglet Billets. Un évènement sans billets vendus ne pourra pas être composté. Une fois que vous avez cliqué sur la représentation à composter, vous accéder à la page de compostage. La liste des billets vendus pour cet évènement est disponible. Vous pouvez trier les informations par numéro de code barre ou par nom du porteur du billet. Pour composter un billet, il vous suffit de cliquer sur le bouton « composter ». Un billet composté ne pourra pas être composté une deuxième fois et apparaitra comme « composté ». En cliquant sur la check box « Désactiver la confirmation de compostage » vous pourrez composter plus rapidement sans avoir à re-confirmer le compostage par billet.

Compostage avec YesGoScan sur ordinateur

YesGoLive met à votre disposition une application gratuite téléchargeable ici, YesGoScan webcam, qui s'installe sur votre ordinateur et vous permet de scanner les e-tickets grâce à votre webcam. Vous gagnez du temps, sans frais supplémentaires. Pour en savoir plus sur son utilisation, référez-vous au guide utilisateur fourni avec l'application.

Compostage avec YesGoScan sur smartphone

En plus de l'application de compostage par webcam, vous pouvez également télécharger l'application YesGoScan mobile, disponible sur iPhone et Android depuis l’App Store ou Google Play. Vous pouvez scanner vos e-ticket avec votre smartphone, en toute simplicité.

Recette et facturation

Déroulement de l'achat :

Lorsqu'un participant achète un billet sur votre billetterie en ligne, il paye avec sa carte bancaire directement ou bien avec son compte PayPal si vous avez activé l’option. Le règlement est encaissé par YesGoLive. Une fois l'évènement terminé, la recette totale de l'évènement moins les frais YesGoLive retenus vous sera reversée sur votre compte bancaire deux jours après la date de fin de l'évènement.

Facturation :

Pour chaque recette versée, YesGoLive vous fait parvenir une facture par e-mail ainsi qu'un état des lieux des ventes effectuées et du montant total de la recette et des commissions YesGoLive.

Facturation pour les participants :

Pour chaque vente de billet une facture est créée et envoyée au participant. Vous pouvez les consulter à partir de la page de votre évènement.